La información, ese cúmulo de fechas, datos, nombres, acontecimientos y lugares
Es el inicio de los ochenta el que marca en forma definitiva la gran diferencia para la humanidad entera, debido a la introducción en el mercado de nuevos y sofisticados aparatos que facilitan ya no sólo la producción de la información (computadores portátiles, máquinas de escribir con memoria), sino su transmisión y divulgación inmediata (fax, televideo, teléfono celular, etc). En la medida en que los avances tecnológicos producen y procesan con mayor rapidez la información, las necesidades de su control y la lucha por su depuración y manejo crecen igualmente
LA EXPLOSIÓN DOCUMENTAL
El hombre por su característica de ser social ha necesitado siempre el establecer la trascendencia de sus actos y sus vivencias, las cuales comenzó a plasmar de diferentes maneras hace millones de años cuando en su afán comunicativo logró descubrir la forma de evidenciar sus recuerdos en las rocas de las cavernas donde habitaba, enriqueciendo así su comunicación basada en gestos y sonidos sin manifestación alguna de perennidad.
La necesidad de expresión y comunicación es innata al hombre como ser social y por ello es una manifestación de carácter universal. Esa capacidad de comunicación es la que nos permite una interrelación con nuestros semejantes y facilita la transmisión de nuestros pensamientos y vivencias como medio de trascendencia para el futuro.
LA EMPRESA COMO ENTE PRODUCTOR DE DOCUMENTOS
Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionario dentro de la organización, requiere, además de dejar una constancia, de un orden en esa información.
buena administración de la información es necesario definir normas muy concretas sobre su producción (creación), reproducción, circulación, depuración y uso. Lo que es igualmente importante, es establecer un sistema unificado de clasificación y conservación de documentos.
LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES
Documento es: Todo objeto mueble, producto de la actividad humana, que suministra información, independiente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado. Es decir, no sólo son documentos los escritos, sino los impresos, planos, cuadros, fotografías, cintas magnetofónicas, sellos, pinturas, etc., que contienen información registrada.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES
- Según su soporte:
- Según el ente productor o su autor:
- Según la finalidad que persiga:
- Según su función en el tiempo:
CONCEPTO DE CORRESPONDENCIA Y SUS FUNCIONES
Correspondencia es el proceso de comunicación que se genera entre las dependencias de la organización o con otras organizaciones
- Analizar el procedimiento administrativo de la entidad
- Recoger la información en cada dependencia a través de un formulario que permita conocer los documentos que crea y los que recibe
- Organizar la información de tal forma que se hagan las interrelaciones del caso con cada tipo de documento para conocer su flujo, tiempo de trámite y su tratamiento archivístico en general.
- Analizar la información, a través de la constitución de un grupo interdisciplinario con la representación de funcionarios del área legal o jurídica.
RECEPCIÓN Y SALIDA DE DOCUMENTOS
- RECIBO:
- RADICACIÓN:
- REGISTRO:
- DISTRIBUCIÓN O REPARTO:
VALOR PRIMARIO Y SECUNDARIO DEL DOCUMENTO
El valor de un documento se determina por la utilidad que presta a través del tiempo, ya sea en forma inmediata o futura.
- VALOR PRIMARIO
- VALOR SECUNDARIO:
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
- PRIMERA FASE: Denominada también etapa prearchivística o fase de creación de los documentos
- SEGUNDA FASE: Llamada igualmente etapa archivística, es aquella donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos
- TERCERA FASE: Es la edad o la etapa de la conservación permanente de la documentación con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impiden su destrucción.
- CUARTA FASE: Es la etapa en que los documentos, por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio histórico.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La tabla de retención documental es el resultado de un trabajo técnico que se inicia con el proceso descriptivo de la documentación existente, se complementa con la evaluación documental y las necesidades de la administración frente a los documentos que produce y que, finalmente, se convierte en un producto de selección.
Sus objetivos son:
· Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración
· Retener los documentos que representan un valor legal, administrativo o histórico.
PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO
ALFABÉTICO: NUMÉRICO: CRONOLÓGICO:
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